A cura di Laura Losito

Se ci capita spesso di comunicare via mail sul lavoro, è bene conoscere e memorizzare alcune regole di galateo che renderanno i nostri messaggi più autorevoli e professionali. 

Imparare l'uso del Ccn (Copia Conoscenza Nascosta) 
Non è carino dover scorrere un centinaio di indirizzi mail perchè il collega che ti ha inoltrato la comunicazione ha utilizzato il Cc invece che il Ccn; inoltre, magari non tutti sarebbero felici di veder gettato in pasto a perfetti sconosciuti il proprio indirizzo mail. In generale, bisogna usare la funzione Cc con parsimonia, limitandola alle reali necessità e optando per il Ccn in tutti gli altri casi. Sempre per tutelare la privacy delle persone, è bene ricordarsi di cancellare il mittente di una mail inoltrata a una terza persona, a meno che non sia necessario mantenerlo. 

L'uso discutibile del caps lock 
Ci sono persone che usano sempre e sistematicamente il caps lock, ovvero il tasto che crea la modalità in cui le lettere sono tutte maiuscole di default. Scrivere una mail in questo modo è l'equivalente di urlare a squarciagola nelle comunicazioni vocali, e va evitata nel modo più assoluto. 

Immagini animate e ingombranti 
La farfalline che svolazzano nel corpo della mail sono quasi sempre fuori luogo, e sempre da evitare in caso di comunicazioni di lavoro. 

Abbreviazioni e simboli 
Secondo la web-etiquette, bisognerebbe sempre evitare abbreviazioni di parole come "thx" (grazie) "pls" (per favore), così come le varie "k" al posto di "ch" e tutte le altre influenze del linguaggio da sms. Anche gli emoticon andrebbero aboliti, in favore di parole reali che esprimano la propria emozione. 

No alle catene di Sant'Antonio 
Sembra superfluo ma lo rimarchiamo: se volete essere internauti educati, evitate di inviare catene di Sant'Antonio e non divulgatele quando le ricevete. 

Una casella per ogni necessità
E' buona norma avere una casella di posta per il lavoro e una personale, e utilizzarle distintamente a seconda dei due diversi ambiti di comunicazione. 

Quando usare la mail
Bisogna utilizzare la mail solo quando è il mezzo di comunicazione più appropriato per una determinata situazione. Ad esempio, se volete avvisare che state ritardando a una riunione è meglio usare il telefono o l'sms. Per comunicazioni (anche lavorative) che presuppongono un lungo botta e risposta può essere più pratico optare per l'instant messaging. 

Domande e risposte 
Se qualcuno vi pone molte domande in una e-mail, è bene rispondere singolarmente a ogni quesito scrivendo nello spazio sottostante alla richiesta, per maggiore chiarezza e precisione. 

Cura dell'ortografia 
La maggior parte dei programmi di posta elettronica hanno un correttore ortografico, che serve a trovare potenziali errori e rimuoverli. E' bene imparare ad utilizzare questo strumento e al contempo fare attenzione anche alla formattazione e alla punteggiatura.

Comunicazioni non necessarie
Nelle mail non si deve avere necessariamente l'ultima parola. Per questo motivo si possono evitare gli ultimi messaggi con scritto "grazie" o "tanti saluti anche a te". 

Allegati 
Non inviare mai allegati a meno che non sia assolutamente necessario, e, se possibile, chiedere al nostro interlocutore se preferisce ricevere allegati o se vuole che il materiale gli sia inviato in altro modo (ad esempio caricandolo in uno spazio ftp). Gli allegati naturalmente non divrebbero mai superare un certo peso. 

Inserire i propri contatti 
Nelle email lavorative è bene inserire in firma tutti i propri contatti (cellulare, interno, sito web) in modo che il vostro interlocutore abbia modo di averli sempre sotto mano. 

Nuove conversazioni 
Quando si inizia una nuova conversazione, si deve aprire una nuova mail con un oggetto pertinente anzichè continuare conversazioni precedenti. In questo modo sarà anche più facile effettuare una ricerca in merito. 

Non essere prolissi 
Generalmente quando si apre una mail chilometrica la prima reazione è la tentazione di ignorarla. Cercate di essere brevi e di limitarvi a una sintetica esposizione dei concetti chiave. Evitate poi frasi equivoche che possono essere male interpretate, o battute che possono essere fraintese, e riservatele a quando avrete un incontro faccia a faccia. 

Nome dell'account 
Cercate di avere un account con un nome il più possibile vicino al vostro, come nome.cognome, nomecognome, iniziale.cognome etc. L'account con nome e cognome o con iniziale puntata e cognome risultano più professionali negli account lavorativi; se volete porvi in modo più giovane e casual va bene anche solo il nome. 

Fonte: http://shine.yahoo.com/channel/life/how-to-improve-your-email-etiquette-481584